SAMMENSLUTNINGEN AF SOMMERHUSEJERFORENINGER I JAMMERBUGT KOMMUNE
INFORMATIONER
På denne side findes i alfabetisk orden en række informationer som foreningerne kan anvende i forhold til deres medlemmer.
Affald
Kommunen udsender i januar affaldshåndbogen til alle ejere. De enkelte ejere kan kontakte kommunen for at få ændret størrelse af container eller tømmefrekvens. Der affaldssorteres i sommerhusområder fra foråret 2023. Foreningen bør lokalisere kuber til papir og glas.. Genbrugspladser er i Pandrup, Aabybro, Fjerritslev og Brovst. Det er muligt at få afhentet storskrald mod betaling.
Aktindsigt
Hvis foreningen har behov for at søge om aktindsigt, er det vigtigt at man formuler sig, så man får kopi af alt materiale.
F.eks. kan denne tekst anvendes:
Aktindsigten skal omfatte alle notater, referater af møder, telefonsamtaler, indførelse i journaler, registre og andre fortegnelser vedrørende den pågældende sag.
Anmodningen om aktindsigt ønskes behandlet efter såvel Forvaltningslovens som Offentlighedslovens bestemmelser desangående.
Yderligere gøres opmærksom på, at I det omfang vores anmodning ikke kan imødekommes ønskes et begrundet afslag med klagevejledning.
Arkivalier
Foreningernes ældre arkivalier kan med fordel afleveres hos Egnssamlingen i Saltum. Dér vil de blive registreret, arkiveret og opbevaret under betryggende forhold og de vil kunne tilgås af alle.
Brandberedskab
Brand hører under Nordjyllands Beredskab. De fleste brandhaner er under afvikling (kommunen). Hvis foreningen er i brandfarligt område, bør foreningen udarbejde beredskabsplan, så der er overblik over flugtvejene. Planen bør koordineres med kommune og beredskab. Der kan overvejes at anskaffe branddaskere. De enkelte ejere bør anskaffe metalspande til grillaffald og vandslanger. Hvis der er bunker af brændbart materiale, bør ejer kontaktes. Kan det ikke ske, kan kommunen kontaktes.
Eksempler på beredskabsplaner
Eksempel 3 - Saltum Strand A5 opslag 3 sprog
Byggesager
Afsluttede byggesager er registreret på Fil-arkiv.dk. Foreningen bør afklare, om den er påtaleberettiget – det vil være tinglyst eller fremgå af lokalplan. Hvis foreningen er påtaleberettiget, bør den fastlægge en linje, så der ikke udøves forskelsbehandling. Selv om foreningen ikke formelt er påtaleberettiget, vælger kommunen ofte at spørge foreningen om dens holdning til en dispensation. Foreningen bør svare på sådanne henvendelser. ”Fremtidens sommerhus” fra oktober 2011 er afsæt for dispensationer og byggetilladelser.
CVR-nummer
Foreningen bør være registreret i CVR (virksomhedsregisteret) og får dermed eget CVR-nummer. Det er nødvendigt for at oprette bankkonto og for at få post fra bl.a. kommunen. Registreringen skal fornyes hvert 3. år. Foreningen bør afklare hvem, der holder øje med e-boksen.
Det koster ikke noget at oprette foreningen i CVR.
Se også "MitId"
Dræn og grøfter
Drængrøfter er private vandløb hvor vedligeholdelsen, i henhold til Vandløbslovens §35 påhviler bredejerne.
Niels Erik Vedel, Vækst- og Udvikling, Jammerbugt Kommune kan indbringe sager for vandløbsmyndigheden, Jammerbugt Kommune.
- JK vil kunne medvirke til løsning af problemer ved eventuel uenighed om fælles vedligeholdelse af drængrøfter mellem grundejere eller to eller flere foreninger
- JK vil kunne give påbud, hvis grundejere ikke opfylder deres forpligtigelser til at sikre ‘frit afløb’ fra drængrøfter over tilstødende naboarealer
Niels, JK kunne bekræfte, at man kan kontakte ham i alle situationer, hvor der ikke sker den nødvendige vedligeholdelse af en drængrøft.
JK vil kunne give påbud, og vil håndtere evt. uenighed vedr. afholdelse af udgifter til arbejdet.
Drænoplande
32 steder mellem Rødhus og Løkken er grundvandet sænket for at give mulighed for nedsivning fra septiktanke. Anlæggene vedligeholdes af JFAS. Hvis der er sådanne anlæg i foreningens område, bør foreningen holde sig orienteret om årlige tømninger af rørene. Hvis anlæggene ikke fungerer optimalt, vil grundvandstanden være for høj.
På www.jfas.dk kan man slå sommerhusets adresse op og afklare placering af drænoplande. Vælg punktet "Hvor ligger kloakken?" på forsiden. Adressen kan indskrives i feltet, og pilen øverst til venstre bringer menu-muligheder frem, herunder punktet "Lag" hvor "Drænoplande" skal vælges.
Dokumenter og notater
SSJK Notat om status januar 2023
Maj 2022 SSJK Notat: Grundvandssænkningsanlæg
i Jammerbugt Kommunes sommerhusområder
El-ladestandere i Jammerbugt Kommune
Oversigt over el-ladestandere i Jammerbugt Kommune findes her: Klik.
Facebookgruppe
En lukket facebookgruppe kan være en god kommunikationskanal. Pas på persondata. Husk at få omregistreret administrator ved udskiftning i bestyrelsen.
Formandsmøde
Kommunen indbyder årligt til orienteringsmøde onsdag før Kr. Himmelfartsdag. Dagsorden er fastlagt sammen med SSJK, og den indeholder som regel et par hovedemner og nogle få aktuelle sager. Der er grundige referater, som foreningen kan slå op i. Er foreningen registreret hos kommunen? Husk at ajourføre oplysninger ved formandsskifte.
Forsikring
Hvis foreningen ejer arealer, bør den have en grundejersikring. Hvis foreningen har arbejdsdage skal den have arbejdsskadeforsikring. Herudover kan bestyrelsesansvarsforsikring overvejes. Fritidshusejernes Landsforeningen (FL) tilbyder forsikringer.
"Sommerhusejerne" (tidligere: "Fritidshusejernes Landsforening")
Din forening kan vælge at indmelde sig i "Sommerhusejerne".
Foreningen varetager interesserne for alle fritids- og sommerhushusejere.
Bemærk: Undgå at forveksle FL med foreningen "Fritidshusejerne".
Fællesarealer
I de fleste områder er der store fællesarealer. Foreningen bør afklare hvem, der ejer disse. Ofte er det fællesarealer for en mindre bebyggelse, og foreningen kan forestå de fornødne vedligeholdelsesopgaver. Hvis arealerne er ”herreløse”, kan bestyrelsen overveje, om foreningen kan få tilkendt ejendomsretten.
Grundvandstand
Da alene spildevand kloakeres, vil der kunne stå vand i foreningens område. Det kan skyldes, at grøfter og rør er stoppet. Foreningen bør derfor have overblik. Hvis der står vand i grøfter, bør årsagen findes ved at følge grøfterne, indtil årsagen er fundet. Herefter kan afklares hvem, der har forsømt pligt til vedligeholdelse af grøften. Ofte er der tale om private vandløb, hvor bredejerne har ansvaret.
Hastighedsbegrænsning i sommerhusområderne
Hjemmeside
Mange foreninger har egne hjemmesider. Sådanne bedes indberettet til SSJKs medlemsadministration. Hvis hjemmesiderne er offentlige, skal foreningen være omhyggelig med at rense referater m.v. for persondata.
Når foreningen beslutter at oprette en hjemmeside, er det vigtigt at foreningen sikrer muligheder for nemt løbende at kunne få opdateret siderne med nye informationer. Her er valg af system til styring af siden (såkaldt CMS-sysstm) og valg af leverandør vigtig at overveje.
Foreningen skal starte med at finde et egnet ledigt domæne og få det etableret, så medlemmerne nemt kan finde hjemmesiden.
Eget domæne giver også mulighed for mail på eget domæne, fx formand@gf-klitten.dk
Se også punktet: "Mail".
Hjertestarter
Foreningen bør checke, at hjertestartere i området er registreret på app Tryg Hjertestarter. Foreningen kan anskaffe og opsætte hjertestarter og deltage i eftersyn af, om hjertestarterne fungerer.
Se vejledning om anskafelse af hjertestarter her.
Hybenroser
Rynket rose er en invasiv plante, der bør bekæmpes. Foreningen kan være tovholder på bekæmpelsesprojekter. Der henvises til kommunens notat 27.06.2016. Roundup er ikke forbudt, men kan ikke alene løse problemet.
Notat 1 om bekæmpelse af hybenroser Kilde: Sommerhusforeningen Rødhus Klit og Naturstyrelsen.
Notat 2 om bekæmpelse af hybenroser Kilde: Jammerbugt Kommune
Indbrud
Foreningen kan fungere som informator ved indbrud i området – det kan bremse udbredelsen og mindske følgeskader på husene. Ejerne kan tilmelde sig app Nabohjælp.
Internet
I de fleste områder har Norlys lagt fiberkabler. Hvis det ikke er sket i foreningens område, kan der samarbejdes med Norlys om udbredelse.
Hvis der ikke er internet i området, kan foreningen kontakte kommunen for ansøgning til bredbåndspulje.
Følgende leverandører kan levere internet på Norlys fiber: STOFA, YouSee, MaxSpeed, altibox, Hiper, Kviknet, Fastspeed, Bolignet, Norlys, Waau og JetNet.
Kloakering
Sommerhuse vil normalt enten være kloakeret (spildevandskloakering) eller have septiktanke. Regnvand skal i begge situationer holdes på egen grund. Separatkloakering er alene i bymæssige områder. Septiktankene tømmer årligt af entreprenør, der udfører arbejdet for JFAS. Kloakanlæg tilhører JFAS, der er et selvstændigt selskab ejet af kommunen.
På www.jfas.dk kan man slå sommerhusets adresse op og afklare kloakeringsforhold. Vælg punktet "Hvor ligger kloakken?" på forsiden.
Adressen kan indskrives i feltet, og pilen øverst til venstre bringer menu-muligheder frem, herunder signaturforklaring.
Kontingent
Opkrævning kan overlades til JFAS. Hvis det sker til andre, skal der oprettes persondatabehandlingsaftale. Hvis der ikke er medlemspligt i foreningen, bør bestyrelsen afholde sig fra at overgive krav til inkasso. Nogle foreninger opdeler kontingent i en foreningsdel og en vejvedligeholdelsesdel – det er der ingen grund til, med mindre vedtægterne foreskriver det.
Kystbeskyttelse - "Klitsyn"
Naturstyrelsen står for klitter og strand. Der har tidligere været gennemført offentlige årlige klitsyn, men i de seneste år fra 2020 har de enten været aflyst eller gennemført som ikke-offentlige syn. Hvis der i foreningens område er en af de nummererede stier eller store problemer med sandfygning, bør foreningen deltage i eventuelle offentlige klitsyn eller henvende sig til Naturstyrelsen og tilkendegive, om stier ønskes dækket med halm (staten) eller der er behov for sandflugtsdæmpning. Jammerbugt Kommune står for at dække stierne med flis. Foreningen bør følge kystlinjens udvikling og evt. tage kontakt til kommunen for samarbejde efter Kystbeskyttelsesloven, hvis sommerhuse er truet.
Lokalplan
Foreningen bør kende planlægningen for området. Lokalplaner tinglyses ikke længere, men kan findes på ois.dk. Tinglyste byplanvedtægter m.v. gælder normalt fortsat, og foreningen bør holde styr på disse. Ofte er der i sommerhusområder også gamle deklarationer, der stadig kan have betydning.
I forbindelse med etablering af hjemmeside for foreningen, vil man også oprette eget domæne, fx www.gf-klitten.dk
Se også punktet "Hjemmeside".
Eget domæne giver mulighed for mail på eget domæne, fx formand@gf-klitten.dk
Man bør oprette funktionelle mail-adresser, fx formand@gf-klitten.dk og kasserer@gf-klitten.dk - det gør udskiftning af bestyrelsesmedlemmer væsentligt nemmere, da hele kontoen med alle mails kan overdrages til det nye medlem. Undgå at anvende private mail-adresser til foreningens arbejde - dét gør overdragelse til andre vanskeligt.
Tænk også på, at indlogning til administration af fx mail-system, hjemmesidesystem etc. anvender en mail-adrese som brugernavn. Igen er det nemmere, hvis der anvendes en funktionel adresse, fx webmaster@gf-klitten.dk.
Medlemskab - Forening med både medlemspligt og ikke-medlemspligt
Se også Kontingent
Hvis foreningens område ønskes udvidet, så foreningen omfatter både medlemmer med medlemspligt / tvungent medlemskab og medlemmer uden medlemspligt, bør situationen afklares.
Afklaring sker ved fortolkning af servitut eller de af kommunen godkendte vedtægter.
I foreninger med medlemspligt, som fx optager partnere i en bestående forening (og danner et Vejudvalg), skal der udarbejdes to regnskaber. Ét for foreningen, og ét for Vejudvalget. Fremgangsmåde med et Vejudvalg under foreningen er mindre bureaukratisk, end hvis man opretter et Vejlaug
Hvis foreningen vedtægtsmæssigt står for vejvedligeholdelse, skal de nye medlemmers status afklares. Nogle vælger at opdele kontingent i foreningsdel og vejbidrag.
Foreningen skal være omhyggelig med at få tilpasset vedtægterne og godkendt dem af kommunen (det vil normalt fremgå af servitut om pligt til medlemsskab). Det smutter ofte ved vedtægtsændringer.
MitId
Foreningen kan have behov for MitId Erhverv. Kræver CVR-nummer, se "CVR-nummer".
Det nemmeste kan dog være at oprette en "Foreningsrepræsentant". Det gøres i CVR. På den måde kan én person, ofte formand eller kasserer, via eget MitId få adgang til foreningens indlogning, fx til e-boks. Der kan kun oprettes én Foreningsrepræsentant.
Har man behov for at flere personer kan logge ind som foreningen, så er MitId Erhverv nødvendigt. Det er desværre ret kompliceret at arbejde med. Man kan med fordel vælge at brugerne skal identificere sig i MitId Erhverv med deres personlige MitId.
Adgang til bankkonti er altid knyttet til et CPR-nummer - altså en person.
Eventuelle kreditkort er ligeledes tilknyttet en privat person via CPR.
Mårhund
Indberettes til Jægerforbundet, der står for regulering.
Persondata
Foreningen skal have en skriftlig politik (der i vejledningen kaldes en fortegnelse). Der bør ikke indsamles flere data end nødvendigt. Gamle data skal slettes. Data bør ikke udleveres til andre uden samtykke. Justitsministeriet har i december 2018 udarbejdet vejledning for frivillige foreninger.
Sandflugt
Sandflugtsbekæmpelsens omfang fastlægges på det årlige klitsyn, hvor det besluttes hvor og hvor meget der skal dæmpes. Dæmpningsarbejdet består hovedsageligt af plantning af hjelme, pålæggelse af kvas, påkørsel af halm på stierne og opsætning af faskiner. Desuden føres opsyn med klitternes tilstand.
Planer for klitsyn og rapporter kan findes på Naturstyrelsens web-side.
Telefon
You See har forsyningspligt (fastnet). Kapaciteten er ofte for lille til større datamængder. Foreningen bør holde sig orienteret om mobildækningen. Der er forskellige leverandører. I visse områder er man henvist til telefoni via internet.
Vandværk
Foreningen bør koordinere medlemmernes interesser i vandværket. Vandværket vil være forbundet med nabovandværker a.h.t. forsyningssikkerheden.
Vedtægter
Foreningens vedtægter er grundlag for foreningens arbejde. Bestyrelsen bør sikre at have et underskrevet eksemplar, så der ikke opstår tvivl om hvilke vedtægter, der er gældende. Hvis der er medlemspligt, er vedtægterne godkendt af kommunen. Bestyrelsen bør sikre, at evt. ændringer også er godkendt. Bestyrelsen skal sikre, at opgaver falder ind under formålet. F.eks. kan en forening med medlemspligt ikke holde årlig sommerfest for foreningens regning. Det bør være klart, om der kan stemmes med fuldmagt, hvem der tegner foreningen, og at medlemmer ikke hæfter for foreningens forpligtelser.
Veje
De fleste veje er private fællesveje. Ofte er tinglyst, at foreningen skal forestå vedligeholdelse. I så fald er der normalt også tinglyst medlemspligt. Hvis det ikke er tilfældet, kan foreningen på frivilligt basis forestå vedligeholdelse. Foreningen kan ikke inddrive udgifter hos ikke-medlemmer. I områder uden forening forestår kommunen ofte vedligeholdelsen og opkræver betaling herfor hos ejerne. Foreningen kan ikke forbyde f.eks. lastbiler at køre på vejen. Opsætning af skilte kræver tilladelse fra kommune og politi.